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triomis contract-it

contract-it

07.09.2010

Verträge sind die Basis allen wirtschaftlichen Handelns. Vertragswerke sind ebenso komplex wie individuell. In der Praxis werden Verträge entweder zentral oder dezentral in Papierform abgelegt. Diese Unterlagen wandern in Ordnern von Sachbearbeiter zu Sachbearbeiter, so dass eine gemeinschaftliche Bearbeitung oftmals ausgeschlossen ist.
Dadurch sind viele Unternehmen nicht in der Lage, sich rasch einen Überblick sämtlicher relevanter Fakten aus den Verträgen zu verschaffen. Für eine fundierte Zusammenarbeit mit Kunden und Lieferanten ist die effiziente Verwaltung von Verträgen eine wesentliche Grundlage.
 
Mit triomis contract-it steht Ihrem Unternehmen eine leistungsfähige Anwendung für die Vertragsverwaltung zur Seite. Der Vertrag mit allen Anlagen und seiner Entstehungsgeschichte pro Regelungsthema und Klausel steht unmittelbar zur Verfügung. Das spart wertvolle Zeit sowohl bei der Vertragsbewirtschaftung als auch im Konfliktfall.
 
Vertragsmanagement hat in den letzten Jahren aufgrund von Anforderungen hinsichtlich Transparenz, Risikomanagement und Prozessoptimierung einen wesentlich größeren Stellenwert erlangt. Verträge entstehen in den verschiedensten Bereichen eines Unternehmens. Diese Vielzahl von Vertragsarten müssen erstellt und bearbeitet werden. In den Vertragserstellungsprozess sind unterschiedliche Abteilungen und Personen mit verschiedenen Aufgaben eingebunden. Zur Unterstützung des gesamten Vertragsmanagement-Prozesses sind geeignete technologische Lösungen nötig, die dem Unternehmen die angestrebte Wertschöpfung gewährleisten.
 
Wer sein Vertragsmanagement optimieren will, muss viele Dinge verändern und dabei ein Ziel vor Augen haben. Es ist entscheidend die Ist-Situation richtig einzuschätzen, Mehrwerte zu erkennen und eine Strategie festzulegen. Mit triomis contract-it werden komplexe Einzelverträge ebenso beherrschbar wie eine Vielzahl auf der Grundlage von Mustern abgeschlossene Verträge. Von der Verhandlungs- über die Durchführungs- bis hin zu einer eventuellen Eskalationsphase unterstützt triomis contract-it das Unternehmen mit einer Vielzahl speziell dafür entwickelter leistungsfähiger Werkzeuge, gebündelt in einer modernen Software-Anwendung.
Zur Abdeckung des gesamten Vertragslebenszyklus bietet triomis contract-it eine Lösung auf Basis von Microsoft-Produkten an. Sie wird den Ansprüchen eines zeitgemäßen Vertragsmanagements von der Erstellung eines Vertrages bis zu seiner Endablage und Vernichtung gerecht. Der Microsoft Office SharePoint Server 2007 fungiert als zentrale Komponente der Lösung. Er lässt sich einfach in bestehende Systemlandschaften integrieren. So wird -auf Wunsch- die Verbindung mit Vergabe- und CRM-Systemen auf der erstellenden Seite und die Integration mit SAP auf der betriebswirtschaftlichen Seite hergestellt. Diese Lösung unterstützt den Vertragsmanagement-Prozess durchgehend.
 
Neue Vereinbarungen können besonders effektiv gestaltet werden, wenn man über alte Verträge aktuell informiert ist. Das Wissen um die bisher abgeschlossenen Volumina und die Ergebnisse der bisherigen Zusammenarbeit ist die Grundlage für zukünftige Erfolge; ein elementarer Bestandteil im Vertragsmanagement. Welche Rahmenvereinbarungen wurden nicht ausgeschöpft? Wie lauten die Konditionen für ein bestimmtes Produkt? Unter einer einheitlichen Prozessoberfläche werden notwendige Funktionalitäten, bedarfsgerecht miteinander kombiniert, zur Verfügung gestellt: Elektronisches Vertragsmanagement mit triomis contract-it bedeutet jederzeit einen vollständigen und transparenten Überblick über den Status aller Verträge zu haben. triomis contract-it informiert laufend über aktuelle Vorgänge und Vertragsverpflichtungen. Kündigungs- oder Verlängerungstermine können nicht mehr ungesehen verstreichen.
 
Eine fein gestufte Benutzerberechtigung sorgt für einen wirksamen Schutz vor unberechtigtem Zugriff. Zur weiteren Bearbeitung oder Abzeichnung werden die Verträge in einen Workflow gegeben. Dadurch verkürzen sich die Durchlaufzeiten und jeder behält jederzeit den Überblick, welcher Vertrag sich gerade wo und in welchem Status befindet.
Auf Wunsch überprüft und überwacht das im Hintergrund enthaltene Frühwarnsystem durch einen einfachen, klauselgenauen Abgleich Status und Ereignisse des Vertragspools. Darüber hinaus kann der Anwender beliebige Wiedervorlagetermine für seine Verträge definieren. Jeder Anwender definiert für beliebige Verträge automatische Wiedervorlagen. So wird kein Termin übersehen.
 
Das integrierte Berichtswesen ermöglicht es dem Anwender spezifische Vertragsdaten abzurufen.
triomis contract-it hilft, sämtliche Regelungen zu überblicken und alle Verträge zu vergleichen. Das Unternehmen erzielt höchste Qualitätsstandards durch Strukturierung – gleich, ob der Vertrag auf der Grundlage eines Musters geschlossen oder individuell ausgehandelt wird.​
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Die Vorteile im Überblick:
  • Schnelle und einfache Statusverfolgung
  • Reduzierte Vertragsrisiken
  • Zentrale elektronische Speicherung sämtlicher Dokumente
  • Unterstützung bei der Frist- und Terminwahrung
  • Abbilden von Vertragsabhängigkeiten und -beziehungen
  • Reduzierung der Durchlaufzeiten bei der Vertragsbearbeitung
  • Bessere Vertragskontrolle